maandag 11 november 2013

'Rust' in de administratie!

Heerlijk woord, hè, 'rust' ;-). Rust betekent voor mij: structuur, duidelijkheid, organisatie en noem nog een paar van dit soort woorden. Als er iets is waar structuur heel belangrijk voor is, dan is het wel de administratie. Ik doel dan op alle mogelijke brieven, rekeningen, contracten enz.

Toen ik ruim vier jaar geleden zwanger was van onze dochter en ik met zwangerschapsverlof ging, was één van de eerste klussen die ik oppakte het reorganiseren van onze administratie. Tot die tijd hadden manlief en ik verschillende ordners en sommige zaken zoals bankzaken rondom ons huis liepen wel gezamenlijk. Nesteldrang én tijd zorgden ervoor dat ik het toen helemaal opnieuw heb georganiseerd en daar hebben we nu nog dagelijks profijt van.

Ik heb veel gehad aan de site van het Nibud en wel met name deze pagina:
http://www.nibud.nl/consumenten/een-administratie-bijhouden/

Deze PDF heb ik uitgeprint en gebruikt om de verschillende ordners te labelen. Uiteraard koos ik voor ordners in één een dezelfde kleur: dit geeft me rust!
http://www.apeldoorn.nl/fl-printversie-tabbladen-nibud


Sorry, de nummers staan niet op de goede volgorde (eigenlijk niets voor mij!)















Iedere order heeft dus weer tabbladen voor de verschillende onderdelen van de administratie. Destijds ben ik rigoureus gaan opruimen. Alle administratie ouder dan 5 jaar weggedaan (die 5 jaar bewaren is een richtlijn voor particulieren i.v.m. de Belastingdienst), sommige papieren die jonger waren ook al, als ik zeker wist ze niet meer nodig te hebben. Dat ruimde flink op! Na afloop had ik een overzichtelijke rij ordners waarin ik alle papieren netjes op kon bergen.

Het 'brievenbakje'!
Ik heb in onze woonkamer ook altijd een zgn. 'brievenbakje' staan, ooit voor een appel en een ei gekocht bij Leen Bakker. Alle post die binnenkomt, sorteer ik gelijk. Reclame of afval? Gelijk in de papierbak. Moet ik er nog iets mee of moet het opgeborgen worden dan verdwijnt het in het brievenbakje. Dit bakje kijk ik vervolgens regelmatig na en stop de archiefmaterialen dan in één keer in de ordner zodat ik niet voor elke brief naar boven hoef te lopen. Overigens maak ik rekeningen altijd direct over met de app op m'n iPad. Het kan maar geregeld zijn! Verder kies ik zoveel als mogelijk voor digitale facturen en automatische afschrijvingen dus wat er hier momenteel nog binnenkomt aan brieven is gelukkig minimaal en dus goed bij te houden.

Hoe kom ik er nu op? Toen ik zonet een salarisstrook in de ordner 'Salaris & Pensioen' stopte, viel me op dat deze ordner bijna vol begint te raken. Goede aanleiding om, onder het genot van een bakje koffie, deze map even opnieuw te structureren en alle loonstroken ouder dan vijf jaar weg te gooien. Zo doe ik dat met alle ordners: zodra er één (te) vol raakt, ga ik aan het ruimen. Zo komen er tenminste niet steeds meer ordners bij!

Hoe organiseren jullie je administratie? Tips en adviezen? Wat werkt en wat werkt niet?

M'n ordners van dichtbij!


http://www.nibud.nl/consumenten/een-administratie-bijhouden/

6 opmerkingen:

  1. Ik heb ook zo'n goed georganiseerde administratie met ordners; 1 ordner voor man en 1 voor mij...daar komen al onze loonstroken, jaaropgaves, pensioenoverzichten, documentatie van werkgevers etc. in. dan 1 map voor belastingen, 1 map gas/water/licht, rekeningen en garantiebwijzen. 1 map voor allerlei verzekeringen zoals, begrafenis, zorg etc. En we bewaren ook alles maximaal 5 jaar, alleen onze eerste loonstrook hebben we altijd bewaard ;)...is zo leuk om dat te bewaren als herinnering!
    En we betalen de rekeningen die liggen als salaris van man overgeboekt is. hij heeft om de 4 weken zijn salaris en alles wat dan ligt wordt betaald. De rekening die een paar daagjes later komt heeft pech, die moet dan wachten tot de volgende loonperiode. alle post sorteer ik ook gelijk en wat bewaard/verwerkt moet worden stop ik in een bakje en die wordt ook zodra man salaris krijgt bekeken en opgeruimd.
    Heerlijk zo'n systeem, ik heb altijd rust in mn hoofd!
    gr, zonnig&zuinig

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Hoi zonnig&zuinig: leuk, jullie systeem lijkt wel bijna identiek aan dat van ons! Heerlijk hè, mij geeft het ook veel rust en structuur. Het is zelf zo dat ik niet begrijp dat andere mensen er een puinhoop van maken en daar niets aan doen. Bijhouden is toch wel het devies!

      Verwijderen
  2. Hallo.
    ik was op zoek naar een handige manier van het ordenen van mijn mappen.
    nu kwam ik op uw blog terecht! helemaal super. en onwijs herkenbaar haha.
    nu ben ik bezig mijn mappen in te delen.
    alleen nu doet die website van het nibud het niet meer. dat pdf.
    op uw foto kan ik al een aantal mappen van u zien maar helaas niet alles.
    zou u mij precies kunnen vertellen hoe u de mappen heeft genoemd?
    groetjes!

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Ik zie dat het Nibud inmiddels last betalen voor de tabbladen ;-). Gelukkig vond ik bij de gemeente Apeldoorn nog een link naar de oorspronkelijke tabbladen. Ik heb die link nu gewijzigd in m'n bericht. Even hierboven op de link klikken dus. Succes!

      Verwijderen
  3. Ik vroeg me af hoe map 1 heet. Aangezien ik de mappen vanaf map 2 zie...

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. Belasting & Sparen! Wel gelijk de minst gebruikte en gevulde map... Sparen doen we online en krijgen geen afschriften, belasting tegenwoordig ook alles digitaal via mijnbelastingdienst.nl. Beetje achterhaalde map, dus ;-).

      Verwijderen